貸倒損失とは？3つの要件や貸倒損失を防ぐための対策

「取引先と連絡が取れない」「倒産して売掛金を回収できない」こうした事態は、どの企業にも起こり得ます。回収できない債権を放置すると、会計や税務に影響が出るため注意が必要です。そこで押さえておきたいのが貸倒損失という考え方です。そこで本記事では、その基本と3つの要件、未然に防ぐための対策を解説します。

貸倒損失とは？

貸倒損失とは、一言でいえば回収できなくなった売掛金や貸付金を、損失として処理することを指します。商売をしていれば、商品を引き渡した後に代金をもらうツケの形になることが多々ありますが、相手の経営が悪化すると、その代金が一生戻ってこないリスクがあります。

この戻ってこないお金を帳簿上でいつまでも資産として載せておくと、会社の本当の財務状態が見えなくなってしまいます。そのため、適切なタイミングで損失として処理する必要があるのです。

貸倒損失として処理できる3つの要件

「回収できそうにないから、すぐに損失にしよう」と思っても、自分勝手な判断で処理することはできません。税務署に勝手に利益を減らして節税しているのではないかと疑われないために、厳しいルールが設けられています。貸倒損失として認められるには、大きく分けて以下の3つのケースのいずれかである必要があります。

法律上の貸倒れ

これは、法律の力によって債権が消滅した場合です。たとえば、裁判所が関与する民事再生法や会社更生法などの手続きによって、法律的にこの借金は返さなくていいですよ（切り捨て）と決まったケースが該当します。また、債権者集会での話し合いにより、合理的な理由があって債権を放棄した場合も、この法律上の貸倒れとして認められます。

事実上の貸倒れ

こちらは法律で決まったわけではないものの、相手の懐事情から見て全額回収するのは絶対に無理と明らかになった場合です。相手に資産が全く残っておらず、支払い能力がないことが客観的に証明されれば、損失として計上できます。ただし、担保（不動産など）がある場合は、それを売却して現金化してもまだ足りない、という段階になって初めて処理が可能になります。

形式上の貸倒れ

最後に、取引が止まってから長い時間が経過したという形式面で判断されるものです。主に売掛債権が対象で、取引を停止してから1年以上経過しても支払いがない場合や督促にかかる郵送代や交通費の方が未回収額よりも高くついてしまうような場合に適用されます。この際、全額を消去するのではなく、1円だけ（備忘価額）を帳簿に残して、残りを損失にするのが一般的なルールです。

貸倒損失と貸倒引当金はどう違う？

似たような言葉に貸倒引当金（かしだおれひきあてきん）がありますが、タイミングと確定度が全く違います。どちらもお金が回収できないことに関連する項目ですが、混同すると帳簿がバラバラになってしまうため、しっかりと区別して覚えておきましょう。

貸倒損失は「確定した損失」

貸倒損失は、先ほど説明した3つの要件のいずれかを満たし、もう確実にお金は戻ってこないと確定した段階で計上するものです。過去に起きたトラブルの結果を処理する、いわば事後報告のような性質を持っています。

貸倒引当金は「将来への備え」

一方で貸倒引当金は、「将来、もしかしたら回収できなくなるかもしれない」というリスクに備えて、あらかじめ準備しておくお金のことです。まだトラブルは起きていなくても、過去の実績などから予測して費用として計上します。いわば貯金や保険のような役割を果たすもので、不測の事態に備えておくための守りの手段といえます。

大切なお金を守る！貸倒損失を防ぐための4つの対策

貸倒損失として処理すれば税金は安くなりますが、そもそも売掛金がしっかり入金されるのが一番です。一回でも大きな貸倒れが発生すると、中小企業にとっては大変な事態になりかねません。リスクを最小限に抑えるために、日頃から取り組める4つの予防策をご紹介します。

与信管理を徹底する

この会社にツケで売っても大丈夫かを事前に見極めるのが与信管理です。初めての取引や金額が大きい場合は、相手の決算書を見せてもらったり、専門の調査会社を使って信用できるかどうかをランク付けしたりしましょう。相手の経営状態を常に把握しておくことが、最大の防御になります。

回収期日の管理を仕組み化する

いつまでにいくら入るかを一覧表にし、入金予定日に正しく振り込まれているかを毎回チェックしましょう。遅れが発生した際に「うっかりかな？」と放置せず、すぐに確認する姿勢が大切です。管理が甘いと思われると、相手の支払いの優先順位を下げられてしまうこともあります。

延滞にはスピード感を持って対応する

支払いが1日でも遅れたら、すぐに連絡を入れましょう。まずは電話やメールで状況を確認し、それでも進展がない場合は内容証明郵便を送るなど、毅然とした態度で督促を行います。早い段階で支払計画を練り直させることで、完全な回収不能を防げる確率が高まります。

部署間の連携をスムーズにする

取引先の異変に一番早く気づくのは、実は営業担当者の場合があります。事務所が以前より活気がない、担当者が何度も変わるなどといった現場の違和感を、すぐに経理や経営層に報告できる環境を作りましょう。社内で情報が共有されていれば、新規の受注をストップするなど、被害を最小限に食い止めることができます。

まとめ

貸倒損失は、回収できなくなった債権を適切に処理するために欠かせない知識です。法律上、事実上、形式上という3つの要件を理解し、正しく処理することで、会社の財務を健全に保ちつつ、税金面でのメリットも得ることができます。しかし、もっとも大切なのは貸倒れを起こさない仕組み作りです。事前の与信管理や日々の期日チェックを徹底し、万が一の際も迅速に動ける体制を整えておきましょう。